Adatvédelmi- és adatkezelési szabályzat (kivonat)

Hatályos 2019. szeptember 15-étől visszavonásig

I. A szabályzat célja

A szabályzat célja, hogy meghatározza az Adatkezelő által kezelt személyes adatok körét, az adatkezelés módját, valamint biztosítsa az adatvédelem és adatkezelés alkotmányos elveinek, az adatbiztonság követelményeinek érvényesülését annak érdekében, hogy a felhasználó természetes személyek magánszférájának a tiszteletben tartása megvalósuljon az érintettek személyes adatainak feldolgozása, illetőleg kezelése során.

II. A szabályzat hatálya

A szabályzat személyi hatálya kiterjed

  1. a társaság valamennyi munkavállalójára, valamint az eseti jelleggel munkavégzésre igénybe vett dolgozókra,

  2. az adatfeldolgozóra, valamint

  3. a fentieken túl mindazon személyekre, akik a társasággal bármilyen szerződéses jogviszonyban állnak.

A tájékoztató tárgyi hatálya kiterjed

  1. a társaságnál keletkezett valamennyi adatra

  2. az informatikai rendszerben kezelt vagy feldolgozott adatra

  3. az adatkezelés eredményeképpen létrejött adatra,

  4. a társaságnál alkalmazott valamennyi hardver-és szoftvereszközre, valamint

  5. a társaság tevékenységével kapcsolatos, működése során keletkező közérdekű adatra, vagy közérdekből nyilvános adatra.

III. Fogalom meghatározások

a) adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely önállóan vagy másokkal együtt az adat kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az adatfeldolgozóval végrehajtatja.

b) adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adaton végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adat további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai rögzítése.

c) személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat – különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret -, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés.

d) hozzájárulás: az érintett akaratának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adat- teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő – kezeléséhez.

e) adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszerektől és eszközöktől, valamint az alkalmazás helyétől, feltéve, hogy a technikai műveletet az adaton végzik,

f) adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, aki vagy amely szerződés alapján – beleértve a jogszabály rendelkezése alapján kötött szerződést is – az adatok feldolgozását végzi,

g) adatvédelem: az érintett információs önrendelkezési jogának érvényre juttatása érdekében a személyes adatok kezelésének normatív szabályozása;

h) érintett: bármely meghatározott, személyes adat alapján azonosított vagy – közvetlenül vagy közvetve – azonosítható természetes személy;

i) adatvédelmi incidens: személyes adat jogellenes kezelése vagy feldolgozása, így különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés.

IV. Az adatkezelő megnevezése

Szervezet neve: AXICO Informatikai Kft

Székhelye: 1139 Budapest, Frangepán u. 11.

Cégjegyzék száma: 01-09-669778

Adószáma: 11103798-2-41

Honlap: www.axico.hu , https://www.digifotoshop.hu/

https://www.olympusmintabolt.hu/

Email: sales@axico.hu

V. Az adatok megismerésére jogosult természetes és jogi személyek

Az Adatkezelő Alapító okiratában és működését szabályozó okirataiban meghatározott vezetősége, illetve a vezetőség által külön erre felhatalmazott személyek jogosultak megismerni a személyes adatokat. Az adatkezelő az adatokat nem teszik közzé, azokat kizárólag a vele szerződésben álló könyvelő és könyvvizsgáló cégek részére adhatja ki a hatályos jogszabályok betartásával.

VI. A kezelt személyes adatok köre

6.1. Szerződésekhez kapcsolódó adatkezelés

A Társaság szerződés teljesítése jogcímén a szerződés megkötése, teljesítése, megszűnése, szerződési kedvezmény nyújtása céljából kezeli a vele vevőként, szállítóként szerződött természetes személy nevét, születési nevét, születési idejét, anyja nevét, lakcímét, adóazonosító jelét, adószámát, vállalkozói, személyi igazolvány számát, lakcímét, székhely, telephely címét, telefonszámát, e-mail címét, honlap-címét, bankszámlaszámát, vevőszámát (ügyfélszámát, rendelésszámát), online azonosítóját (vevők, szállítók listája, törzsvásárlási listák). Ezen adatkezelés jogszerűnek minősül akkor is, ha az adatkezelés a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges. A személyes adatok kezelésének időtartama: a szerződés megszűnését követő 5 év.

Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell, hogy az adatkezelés a szerződés teljesítése jogcímén alapul, az a tájékoztatás történhet a szerződésben is vagy külön nyilatkozatban.

Az érintettet személyes adatai adatfeldolgozó részére történő átadásáról tájékoztatni kell.

Jogi személy ügyfelek, vevők, szállítók természetes személy képviselőinek elérhetőségi adatai

A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve, címe, telefonszáma, e-mail címe, online azonosítója.

A személyes adatok kezelésének célja: a Társaság jogi személy partnerével kötött szerződés teljesítése, üzleti kapcsolattartás, jogalapja: szerződés teljesítése.

A személyes adatok tárolásának időtartama: az üzleti kapcsolat, illetve az érintett képviselői minőségének fennállását követő 8 évig.

Az adatkezelési nyilatkozatot jelen Szabályzat 9. számú melléklete tartalmazza. Ezen nyilatkozat a szerződés melléklete. A nyilatkozatot az adatkezelés időtartamáig meg kell őrizni.

A tagok személyes adatainak kezelése során az Adatkezelő betartja az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 Rendeletében (GDPR), valamint az információs önrendelkezési jogról szóló 2011. évi CXII. törvényben foglaltakat.

6.2 Honlapon történő adatkezelés

A Társaság által üzemeltetett weboldalak:

A tartalmi szolgáltatás azonban csak regisztrált felhasználók számára hozzáférhető. A regisztráció ingyenes.

A regisztráció feltételei, a személyes adatok köre, valamint a weboldalak üzemeltetésére vonatkozó adatvédelmi tájékoztató az alábbi elérhetőségeken bárki számár hozzáférhető és megismerhető:

https://www.digifotoshop.hu/adatvedelmi-szabalyzat

https://www.olympusmintabolt.hu/adatvedelmi-nyilatkozat

https://axico.hu/regisztracio/

6.3. Kamerás megfigyelőrendszer üzemeltetése

Az adatkezelés célja: a társaság, mint adatkezelő a balesetek megelőzése, a testi épség védelme érdekében, valamint az esetleges szabálysértések, vagyon elleni bűncselekmények megelőzése céljából a 1074 Budapest, Dohány u. 67. című telephelyén elektronikus megfigyelőrendszert üzemeltet.

A társaság nem üzemeltet elektronikus megfigyelőrendszert a munkavállalók megfigyelése céljából és nem célja a munkavállaló munkahelyi viselkedésének befolyásolása. Így nem található kamerarendszer az öltözőben, illemhelyen. Az üzemeltetett kamerarendszer hangot nem rögzít. A kamerák nyilvános pozícióval rendelkeznek a vállalkozás székhelyén.

A kezelt adatok köre: A társaság területére belépő személyek kamerarendszeren látszódó arcképmása és egyéb a megfigyelőrendszer által rögzített felvételekből levonható következtetés.

Az adatkezelés jogalapja Ügyfelek esetében az érintett személy önkéntes hozzájárulása a területre történő belépéssel. Munkavállalók esetében a személy és vagyonvédelmi, valamint magánnyomozói tevékenység szabályairól szóló 2005. évi CXXXIII. tv. rendelkezései, valamint a MT 2012. I. tv. rendelkezése.

Az adatkezelés időtartama: a személy és vagyonvédelmi, valamint magánnyomozói tevékenység szabályairól szóló 2005. évi CXXXIII. tv. rendelkezései alapján 3 nap.

Felhasználás során 3 napon túli mentés akkor történhet, ha azt hatóság a bizonyítási eljárás során elrendeli, ha az érintett személy jogos érdekének bizonyításával kéri, hogy az adatkezelő a rá vonatkozó adatokat mentse. A beérkezett kérelem jogosságát a társaság elbírálja, a kérelem jogossága esetén gondoskodik a felvétel kimentéséről és a törvényi előírások szerinti zárolásáról.

Hatósági megkeresés esetén a társaság a mentett felvételt haladéktalanul átadja az igénylő szervezetnek. Amennyiben a zárolt felvétellel kapcsolatban megkeresés nem történik, a felvételt 30 nap elteltével a társaság megsemmisíti.

6.4. Munkaviszony létesítésével kapcsolatos adatkezelések

Az adatkezelés célja: a munkaviszony létesítése, illetve fenntartása. A munkára való jelentkezés során a munkavállaló személyes adatkezeléséről tájékoztatást kap.

A társaság munkavállalóiról bér- és munkaügyi nyilvántartást vezet, melyet a bérszámfejtésre, társadalombiztosítási és statisztikai adatszolgáltatásra, valamint adómegállapítással kapcsolatosan használja fel.

Az adatkezelés jogalapja az érintett személy hozzájárulása a mellékletben szereplő tájékoztatás aláírásával, illetve a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. tv., valamint az 1995. évi CXVII tv.

Az adatkezelés időtartama: kizárólag a munkavállaló foglalkoztatásáig, ill. az adatkezelési tv. az ide vonatkozó törvények előírásai szerint.

A társaság a munkaviszony létesítésével kapcsolatban a következő személyes adatokat kezeli

. munkavállaló neve

. születési neve

. születési hely, idő

. anyja neve

. lakhelye

. adóazonosító jele

. TAJ száma

. bankszámla száma

. iskolai végzettséget igazoló bizonyítvány másolata

. munka alkalmassági igazolás

6.5. Egészségügyi alkalmassággal kapcsolatos adatkezelés

Az egészségügyi alkalmassággal kapcsolatos adatot a társaság kizárólag a cél eléréshez szükséges mértékben kezel. A társaság az egészségügyi alkalmasság eldöntése céljából egészségügyi szolgáltatóval szerződött, ezért a munkavállaló részletes egészségügyi adatait nem, csak az alkalmasság meglétét igazoló dokumentumot kezel.

6.6. Munkára alkalmas állapot vizsgálata

Adatkezelés célja: a társaság által kijelölt munkaterületen a munkavállaló csak biztonságos munkavégzésre alkalmas állapotban, a munkavédelemmel kapcsolatos utasítások és előírások betartásával tartózkodhat és végezhet munkát. A munkavállaló köteles a munkatársaival együttműködni és munkáját úgy végezni, hogy mások vagy saját testi épségét ne veszélyeztesse.

6.7. Önéletrajzok kezelése

Adatkezelés célja a társaság lehetőséget biztosit arra, hogy hirdetés, reklám stb. során az aktuális állásajánlatokról értesülők elektronikus, levélpostai vagy személyes úton is beadhassa jelentkezését. Az adatkezelés célja a munkavállalói létszám optimalizálása.

Adatkezelés jogalapja Az információszabadságról és az információs önrendelkezési jogról szóló 2011. évi CXII tv. 5 és 6. §-a

Adatkezelés időtartama: A jelentkező hozzájárulásának visszavonásáig, de maximum az önéletrajz beérkezésétől számított 1 évig. Jelentkező az önéletrajz tárolásához adott hozzájárulását bármikor visszavonhatja.

VII. Adatfeldolgozó igénybevétele

A társaság rendszerüzemeltetési feladatok ellátása céljából továbbít adatokat adatfeldolgozó vállalkozásoknak. Az adatfeldolgozás megkezdése dolgozói adatok esetében a dolgozói adatkezelésről szóló nyilatkozat aláírása után történik. Az adatfeldolgozó az adatkezelést érintő döntést az adatkezelő hozzájárulása nélkül nem hozhat az adatkezelő rendelkezésein kívül egyéb célú adatfeldolgozást nem végezhet, feladatait kizárólag az adatkezelő utasítása alapján láthatja el. Adatfeldolgozó köteles a társaság adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzatában megfogalmazott szabályok alapján a feldolgozandó adatok fizikális és szoftveres védelméről gondoskodni.

A társaság tevékenysége során az alábbi adatfeldolgozó vállalkozásokat veszi igénybe:

– vagyonvédelmi tevékenység

– foglalkoztatás egészségügy

– bérszámfejtés, bevallások, statisztikák készítése, továbbítása.

VIII. Az adatkezeléssel érintett személy adatbiztonságára vonatkozó jogosultsága, jogorvoslati lehetőségei

8.1. Adatvédelmi incidens kezelése

A társaság tudomásul veszi, hogy az adatvédelmi incidens megfelelő és kellő idejű intézkedés hiányában fizikai, vagyoni vagy nem vagyoni kárt okozhat természetes személyeknek. Az adatvédelmi incidensek kezelése érdekében adatvédelmi incidens naplót vezet, melybe az adatvédelmi incidens körülményeit az incidens jelentését követő maximum 72 órán belül jegyzőkönyvezi.

8.2. Általános jogorvoslati lehetőségek

Az érintett személy személyesen kaphat tájékoztatást adati kezeléséről, továbbá kérheti személyes adatai helyesbítését, törlését vagy zárolását. Ezzel a kérésével az ügyvezetőhöz fordulhat a Társaság központi e-mail címén (sales@axico.hu) vagy a központi +36-1-450-29-70-es telefonszámon.

Amennyiben az adatkezelő által a valóságnak nem megfelelő személyes adat került nyilvántartásba vételre, az adatkezelő módosítja, amennyiben a valóságnak megfelelő személyes adat áll rendelkezésre. Az adatkezelő a személyes adat törli, ha

– kezelése jogellenes – az hiányos vagy téves – az érintett kéri – az adatkezelés célja megszűnt, vagy az adatok tárolásának törvényben meghatározott ideje lejárt – ezt bíróság vagy hatóság kérte.

Az adatkezelő a jogszerűen kezelt adatok közül azokat, melyek az adatkezelés céljához szükségesek átadhatja

– jogviták rendezésére, a jogszabály alapján jogosult szervezet részére – a nemzetbiztonsági, honvédelem, közbiztonság védelme, a közvádas bűncselekmények üldöztetése céljából az arra hatáskörrel rendelkező hatóság részére – egyéb törvényi rendelkezések értelmében.

Ha az érintett személy az adatkezelőnek a személyes adatainak kezeléséről szóló döntésével nem ért egyet, bírósághoz, a Nemzeti Adatvédelmi Hivatalhoz fordulhat.